חברות גדולות מפיקות אירועים גדולים וכנסים מרובי משתתפים לפחות אחת לשנה. בין אם מדובר בהשקת מוצר חדש ובין אם בכנס לכל עובדי החברה, תכנון וארגון של אירוע בסדר גודל כזה, הינה משימה לא פשוטה כלל, יחד עם זאת עם הערכות נכונה והבנה של כמה דגשים חשובים, מדובר במשימה ברת ביצוע.
אז למה כדאי וחשוב להתייחס כאשר מתכננים כנס רב משתתפים? הכל מתחיל בקונספט של האירוע, בהתאם לזה תעשה בחירת המקום, סוג הספקים הנדרשים, אלמנטים שיווקיים ועוד. תכנון נכון יכלול גם זמן למינגלינג ונטוורקינג, מלבד הרצאות, נאומים והעברת תוכנים. זוהי רק רשימה חלקית שצריכה להופיע בצ'קליסט שלכם להפקת כנסים מנצחים. במאמר הבא נפרט ונתייחס לכל אחד מהדגשים האלו ועוד.
תקציב
אחד הדברים החשובים שיש להתייחס אליהם, עוד לפני שמתחילים בכלל לחשוב על סוג האירוע שאתם מעוניינים להפיק, הוא התקציב. כאשר מדובר בהפקת כנסים גדולים מדובר בהוצאה משמעותית הדורשת תכנון קפדני. הגדרת תקציב מראש תעזור לכם להבין מהן האפשרויות שעומדות לפניכם, האם ניתן לשדרג את הכנס בתוספות מיוחדות או שיש להיצמד לדרישות הבסיסיות? חשוב לדעת שבהלך התכנון ועד להפקת האירוע בפועל, תמיד צצות הפתעות והוצאות בלתי צפויות, שגם אליהן צריך להיערך. אז לאלו הוצאות משמעותיות צריך להתייחס כאשר מתכננים אירוע?
- עלות המיקום שבו יתרחש האירוע
- הוצאות עבור שיווק הכנס והזמנת משתתפים
- הוצאות עבור כיבוד
- הוצאות עבור מרצים ומעבירי תוכן
- הוצאות עבור תחבורה למשתתפים בכנס
בחירת מיקום בהתאם לקונספט
לפני בחירת מיקום לאירוע, חשוב מאד להבין באיזה סוג כנס מדובר, האם באירוע רשמי ומעונב או בכלל בכנס חברתי, קליל עבור עובדי החברה? נוסף על כך כדאי מאד להתייחס גם לסוג המוזמנים, באיזה קהל מדובר? קהל צעיר או מבוגר? האם יש בניהם אנשים בעלי צרכים מיוחדים? בחירת מיקום מותאמת מראש למשתתפים ולקונספט הכללי של האירוע, תבטיח אירוע מוצלח ומהנה.
הכנות
בין אם מדובר בהפקת אירועים לחברות הייטק או בהפקת תערוכה או כל כנס חברתי אחר, תכנון נכון של ההכנות לאירוע עסקי מוצלח, דורש התייחסות לנושאים רבים וירידה לפרטים הקטנים. אז אחרי שבחרתם את המקום המושלם, צריך גם לעצב אותו בהתאם. באמצעות עיצוב נכון תוכלו ליצור את האווירה המתאימה. עיצוב יכול לכלול גם מיתוג של החברה, מוצרים פרסומיים שניתן לחלק למשתתפים ועוד. ואם כבר מדברים על אווירה גם לבחירת סגנון המוסיקה יש חשיבות רבה, איזו מוסיקה תתנגן בכל שלבי האירוע? התאמתה לסוג המשתתפים ולקונספט הכללי, חשובה מאד בכדי ליצור אווירה נעימה.
בכל אירוע באשר הוא אחד המרכיבים המרכזיים הוא אוכל! לבחירת האוכל שיוגש באירוע יש משקל משמעותי בכל הנוגע להצלחתו. אנשים רבים מודדים את איכות האירוע לפי טיב האוכל והשתייה שהוגשו בו. כדאי מאד להקפיד על קייטרינג איכותי, בעל המלצות חיוביות ולבחור את סוג האוכל שיוגש בהתאם למשתתפים באירוע.
עיצוב ותכנון נכון של מצגות לכנס עסקי
עיצוב מצגות לכנסים עסקיים ובכלל זו אומנות, יש לדעת איך לעשות זאת נכון על מנת שתוכלו להעביר אותן בצורה שתעניין ותסחף את הקהל שלכם. מצגות עמוסות מלל לדוגמא, ייצרו את האפקט ההפוך ויגרמו לקהל שלכם לאבד עניין. אז על מה כדי לשים דגש כאשר בונים מצגת לכנס עסקי?
ראשית יש להקפיד על אחידות לאורך כל המצגת הן מבחינת צבעים, כותרות, גופנים, מספור הסעיפים ועוד. נוסף על כך שימו לב שהשקופיות שלכם לא עמוסות מידי, עדיפה מצגת מרובת שקופיות על פני מצגת עמוסה ודחוסה. טיפ נוסף הוא שימוש בתמונות שיעבירו את המסר שלכם ואפקטים שיגבירו את ערנות הצופים, מבלי להגזים כמובן. גם טבלאות הן כלי נהדר ומוחשי להעברת מידע, אך הישתדלו לא להעמיס אותן בנתונים.
תיעוד הכנס
לסיום, לאחר השקעה כה רבה של תקציבים, זמן ואנרגיה מומלץ מאד לתעד את האירוע. צילום של נאומים והרצאות מאפשר להעביר את התוכן גם לאלו שלא השתתפו בכנס. מלבד זאת תיעוד הכנס מהווה גם כלי שיווקי חזק, ניתן לפרסם את הצילומים והסרטונים בפלטפורמות שונות על מנת להפיץ את המסרים של הכנס וגם בכדי למתג את החברה באופן יוקרתי.
